Eveho Group
+39 031 5140063
Torna indietro

5 tool per migliorare la comunicazione interna aziendale

comunicazione interna aziendale

In un mercato economico sempre più smart, sviluppare un sistema di comunicazione interna aziendale snello ed efficace è fondamentale. In questo articolo elenchiamo 5 strumenti che potrebbero fare la differenza.

Le imprese – in particolare le PMI – che gestiscono ancora la comunicazione interna aziendale in modo “analogico” tendono ad essere accomunate da un difetto molto limitante: lavorano per compartimenti stagni, non comunicanti tra loro.

Questo difetto si fa sentire in modo particolare in quelle realtà che investono nel commercio estero, e che magari hanno collaboratori sparsi in più Paesi d’Europa o del Mondo.

I vari reparti delle aziende dovrebbero lavorare in completa sinergia, per consentire una gestione del flusso di lavoro virtuosa ed efficace, ma questo non può avvenire se non si migliora la comunicazione interna.

Per fortuna, le nuove tecnologie offrono soluzioni semplici da utilizzare, alla portata anche dei dipendenti meno digitalizzati, ed efficaci. Spesso, sono anche gratuiti, che non fa mai male.

Vediamo insieme 5 tool per migliorare la comunicazione interna aziendale.

 

#1 – Asana: gestire i task del gruppo di lavoro

 

comunicazione interna aziendale

Quando in azienda si lavora ad un progetto, interno oppure per un cliente terzo, è necessario fare in modo che i membri del team dedicato ad esso condividano i vari task tra di loro in modo semplice ed intuitivo.

Con Asana è possibile creare dei singoli progetti, da condividere solo con determinate persone tramite invito, al cui interno inserire i vari task da eseguire.

Inserendo i singoli compiti da svolgere, da assegnare al responsabile deputato a quella mansione, ed etichettandoli con colori differenti, Asana consente di migliorare la comunicazione aziendale in modo molto semplice, senza dover installare software gestionali complessi e poco intuitivi per un team non predisposto alla tecnologia.

Basta andare sul sito web di Asana, effettuare l’accesso e interagire con il proprio gruppo di lavoro. Semplice, veloce, intuitivo.

 

#2 – Google Drive: tutti i documenti condivisi con il team

 

Il cloud è una delle più grandi opportunità di ottimizzazione del lavoro che il web offre ai professionisti, ed esistono numerose soluzioni tra le quali scegliere.

Google Drive migliora sensibilmente la comunicazione interna aziendale, consentendo di creare tante cartelle quanti sono i progetti o i clienti che si seguono, da condividere solo con chi se ne occupa.

Per utilizzarlo basta avere un account Google, ad esempio un indirizzo email creato con Gmail, e si può utilizzare sia da desktop che da mobile, semplicemente accedendo con le proprie credenziali.

Associato a Google Drive c’è tutta la suite di produttività messa a disposizione, gratuitamente, dall’azienda di Mountain view: Google Docs, Google Sheets, Google Presentation, Google Form, è come avere il pacchetto Office al quale le aziende sono abituate direttamente online.

In questo modo, è possibile lavorare anche in mobilità, in telelavoro, e collaborare a progetti magari con persone ubicate in vari Paesi del mondo.

Immagina una azienda impegnata in un processo di internazionalizzazione – come, ad esempio, aprire una impresa in Svizzera  che necessita di mettere in condivisione documenti essenziali ai vari professionisti coinvolti, ma anche per l’imprenditore spesso in viaggio che può, in questo modo, seguire il lavoro agevolmente.

 

#3 – Google Calendar: tutti gli appuntamenti sincronizzati

 

comunicazione interna aziendale

Invece di prendere gli appuntamenti su antiquate agende cartacee, rischiando così che la comunicazione non si diffonda correttamente tra tutti gli attori in gioco, è molto meglio sfruttare un tool unico, condiviso da tutti.

Google Calendar è perfetto per questo, perché è possibile condividere il calendario aziendale con tutti i membri del team, e creare singoli appuntamenti destinati solo ad alcuni di essi.

Inserendo i dettagli temporali, quindi giorno e ora, il luogo dell’appuntamento e qualche nota informativa, si potrà tenere tutto sotto controllo e ricevere degli alert e delle notifiche in tempo utile per evitare di arrivare tardi alle riunioni o saltarle completamente.

Per approfondimenti, ti invitiamo a consultare la guida ufficiale di Google.

 

#4 – Telegram: per una comunicazione veloce ed efficace

 

Meno conosciuto di WhatsApp, Telegram è forse la migliore app di messaggistica istantanea attualmente in circolazione.

L’utilizzo è molto semplice ed intuitivo, proprio come WhatsApp, ma ha una serie di funzionalità aggiuntive che lo rendono perfetto per migliorare la comunicazione interna aziendale.

Perché usare Telegram in azienda?

  • In una chat di gruppo, è possibile menzionare il destinatario del messaggio, usando la @ e scrivendo il nome o la username;
  • In una conversazione tra più persone, è facile confondersi e perdere il focus. Per evitare questo disagio, con Telegram è possibile rispondere direttamente ad un messaggio preciso, che apparirà collegato al nuovo messaggio;
  • Si possono inviare file fino a 1,5 Gb, di qualsiasi tipo;
  • Si possono utilizzare hashtag per categorizzare gli argomenti – ad esempio #fatture – e, cliccandoci sopra, andare a recuperare tutti i messaggi prodotti in quella chat che riguardano quel topic;
  • Esistono numerosi bot che integrano le funzioni basilari di Telegram con altre, spesso davvero ben sviluppate.

Telegram è disponibile nella versione mobile, desktop – con software scaricabile sul pc – e web, tutte sincronizzate tra di loro. Questo vuol dire che puoi utilizzarlo da tutti i dispositivi, senza perdere le conversazioni e  i messaggi inviati.

#5 – WeTransfer: per inviare file di grosse dimensioni

 

comunicazione interna aziendale

Quante volte capita di chiedere file e documenti ad un collega il quale si presenta, dopo un po’, con un CD o una penna USB? Spesso, troppo spesso.

Questo sistema potrà anche funzionare quando si lavora tutti nello stesso luogo, e quando tra una scrivania e l’altra ci sono pochi metri o centimetri di distanza, ma se si collabora da remoto a distanza non è più così efficace.

Il modo migliore per inviare file di grosse dimensioni ad un collaboratore è tramite WeTransfer.

Gratuito, semplice e intuitivo, ti consente di caricare il tuo file e inviarlo tramite email oppure generando un link che potrai girare al tuo collaboratore.

Attenzione, però, perché il file verrà conservato sui server di WeTransfer per un tempo breve, solitamente una settimana, dopodiché non sarà più disponibile.

 

Comunicazione interna aziendale: basta un po’ di organizzazione

 

In un mercato sempre più smart, dove a crescere più rapidamente sono le startup che operano nella cosiddetta sharing economy, è evidente che non si può continuare a gestire il flusso comunicativo in azienda in modo obsoleto.

Ma per migliorare la comunicazione interna aziendale non serve effettuare una rivoluzione, rinnovando il personale e cambiando tutte le procedure interne, ormai consolidate.

Portando un minimo di cultura digitale in azienda, e illustrando ai dipendenti e collaboratori alcuni tool semplice e intuitivi, si possono raccogliere i frutti già dopo poche settimane.

Il team di lavoro risulterà più coeso, le task verranno chiuse in tempi molto più rapidi, e le comunicazioni giungeranno sempre al destinatario in modo chiaro e veloce.

Basta solo organizzarsi.

Eveho Group
Follow Us

Eveho Group

Eveho Group è un’azienda che fornisce servizi di consulenza per l'export di imprese italiane: lavoriamo ogni giorno con passione per fornire all’80% del tessuto imprenditoriale italiano tutto il supporto necessario, da quello comunicativo e linguistico a quello tecnico e finanziario, per fare in modo che il tuo prodotto/servizio sia venduto all’estero.
Eveho Group
Follow Us

I nostri consulenti sono sempre a vostra disposizione.

Hai qualche domanda?

Richiedi una consulenza gratuita

Eveho Srl

Sede Legale
Via Francesco Anzani, 9
22100 - Como - Italia

Eveho Srl

Sede Operativa
Via Vervio, 24
Roma - Italia

Eveho Ltd

Sede Legale
27 Palladium House 1-4 Argyll Street
London, W1F 7LD - Regno Unito

  • Como
  • Londra
  • Sofia
  • Tucson
  • Firenze
  • Roma
  • Catania